Zwischen Spardruck und Service: Hotellerie & Geschäftsreise

Deutschland

Kostendruck, Prozesse und Kundenbindung – Wie Hotels und Firmenkunden den Spagat gemeinsam meistern können.

Steigende Preise, wirtschaftliche Unsicherheiten, Fachkräftemangel und ein verändertes Reiseverhalten belasten sowohl die Hotellerie als auch das Geschäftsreisemanagement in Unternehmen. Der VDR hat in Tagungen und Ausschüssen Vertreter*innen aus Unternehmen, Hotellerie und Travel Management Companies an einen Tisch gebracht – mit dem Ziel, tragfähige Lösungen für eine belastbare Zusammenarbeit zu entwickeln.

Verändertes Reiseverhalten & steigende Komplexität

Laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2025 stiegen die Kosten für Geschäftsreisen trotz 8 % weniger Reisen um 2 % auf 47,2 Mrd. Euro. Seit der Pandemie haben sich die Ausgaben um ca. 40 % erhöht – primär durch gestiegene Flugpreise. Gleichzeitig leidet die Hotellerie unter einem drastischen Personalmangel: Seit 2020 fehlen rund 20 % der Mitarbeitenden. Streiks, Bahnverspätungen und internationale Unsicherheiten erschweren zusätzlich die Planbarkeit.

Auf Unternehmensseite wird deutlich gespart:

– 24 % planen für 2025 weniger Events

– Zwei Drittel nennen die wirtschaftliche Lage als Budgetbremse

– Reisen werden gebündelt, Tagesreisen kaum noch durchgeführt

Kritisches Dauerthema: Ratenladung

Viele Travel Manager berichten von systematischen Problemen bei der korrekten Ratenhinterlegung in den Buchungssystemen. Typische Fehler:

– Falsche oder fehlende Frühstücks-/Stornierungsinfos

– Falsche Darstellung von Ratenmodellen (z. B. LRA vs. Non-LRA)

– Verspätete Ladezeiten trotz vereinbarter Fristen

Im Frühjahr 2025 lagen die korrekten Ratenladungen teils unter 80 %. Probleme werden oft erst erkannt, wenn Reisende ausweichen – mit Folgen für Compliance und Vertrauen.

Strukturelle Ursachen

– Fachkräftemangel & ausgelagerter Service in Hotels

– Späte Vertragsabschlüsse (meist Ende Q4)

– Fehlende Audits & Transparenz

– Lokale Einzelverträge außerhalb zentraler Steuerung (v. a. in Osteuropa, Indien)

– Folgen fehlerhafter Ratenladung

– Steuerungsverlust und Out-of-Policy-Buchungen

– Gefährdung der Arbeitgeberfürsorge (z. B. Tracking)

– Vertragsbruch & Vertrauensverlust

– Umgehung zentraler Buchungskanäle

Spezielle Herausforderungen für kleine Hotelprogramme

Kleinere Unternehmen mit regionalem Bedarf stoßen auf:

– Begrenzte Hotelauswahl außerhalb der Metropolen

– Wechselnde Ansprechpartner

– Keine zentrale Zuständigkeit

– Unklare Kommunikation & ineffiziente Prozesse

Benötigt: Ganzheitlicher Ansatz mit festen Ansprechpartnern für Raten, Übernachtung und Tagungen.

Kommunikation & Vertrauen als Schlüssel

Ob kleines oder großes Hotelprogramm: Fehlende Ansprechpartner, unstrukturierte Rückmeldungen und geringe Verbindlichkeit erschweren die Zusammenarbeit.

Unternehmen wünschen sich:

– Transparenz

– Proaktive Kommunikation

– Verständnis für interne Abläufe

Hotellerie steht unter Druck, Prozesse zu vereinfachen, Standards zu heben und trotz Personalmangel verlässlich zu agieren.

Konkrete Lösungsansätze

– Frühere Ratenverhandlungen: Ideal ab Ende Q3

– Klare Kommunikation zu Preisgrenzen: Vermeidet zähe Verhandlungen

– Regelmäßige, dokumentierte Rate Audits

– Sanktionen bei schlechter Performance: Z. B. Ausschluss fehlerhafter Hotels (mit Risiko inoffizieller Buchungen)

– Total Account Management: Fester Ansprechpartner pro Hotel

– Schulung & Expertise auf Hotelseite

– Regelmäßiger persönlicher Austausch (1–2 Mal jährlich)

– Vereinfachter RfP-Prozess: Weniger, aber gezieltere Fragen

– Fokus auf verlässliche Partnerschaften

– Gezielte Sensibilisierung über VDR-Formate

Fazit: Gemeinsam statt gegeneinander

Die Herausforderungen sind real – aber lösbar. Entscheidend ist ein partnerschaftlicher Ansatz:

Weg von kurzfristigem Preisfokus – hin zu langfristiger Zusammenarbeit, Respekt und verlässlichen Strukturen. Nur so kann die Hotellerie auch in Zeiten knapper Ressourcen ein starker Partner für Geschäftsreisen bleiben.