Mehr Effizienz, weniger Kosten: Die Vorteile professionellen Travel Managements

Deutschland

Wie eine der führenden Wirtschaftskanzleien in Deutschland mit DER BUSINESS Travel ihre Prozesse optimiert – Interview mit Unternehmensberater André Borutta.

Effiziente Geschäftsreiseplanung spart Unternehmen Zeit und Kosten, ist jedoch oft komplex. Travel Management Companies (TMC) bieten entscheidende Vorteile: Sie optimieren Ausgaben, erhöhen die Sicherheit und sorgen für reibungslose Abläufe. Dadurch können Mitarbeitende die Zeit, die sie mit der Reiseorganisation verbringen würden, anderweitig nutzen. Einen Einblick in diesen Prozess gewährleistet André Borutta, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Content ONE. Die Content ONE begleitet eine der führenden Wirtschaftskanzleien in Deutschland bei der Umstrukturierung ihrer Geschäftsreiseprozesse und greift dabei auf die professionelle Unterstützung von Geschäftsreise-Spezialist DER BUSINESS Travel (DER BT) zurück. Welche Vorteile die Zusammenarbeit mit einem TMC bietet, erklärt André Borutta im Gespräch.

Herr Borutta, Sie erarbeiten mit Ihrem Unternehmen Prozessoptimierungen für Kunden aus unterschiedlichen Branchen und mit unterschiedlichen Anforderungen. Nun ging es darum, die Geschäftsreisen für rund 1.000 Mitarbeitende einer Großkanzlei an verschiedenen Standorten zu optimieren. Wie kam es dazu?

Die Großkanzlei war auf der Suche nach einem Geschäftsreisebüro mit einem Online-Buchungssystem, um die Prozesse für jährlich rund 1.700 Flüge und 1.000 Hotelbuchungen zu optimieren. Zwei Travel Manager kümmern sich in der Kanzlei um die Reiseplanung für rund 500-600 Partner. Das sind keine Reiseexperten, sondern Assistenten, die eine Vielzahl an Aufgaben haben und möglichst schnell die Buchung vornehmen möchten. Sie müssen häufig komplexe Reisen mit weltweiten Gabelflügen zusammenstellen, die mit klassischen Buchungssystemen schwer abzubilden sind. Es braucht also ein Tool, das die beste Lösung schnell und einfach präsentiert. Und wenn es Probleme gibt – sei es durch Streiks, Umwelteinflüsse oder politische Unruhen – ist ein Ansprechpartner essentiell, der schnell erreichbar ist und Unterstützung bietet. Wichtig war dabei auch, dass diese Prozesse datenschutzkonform ablaufen. Nach einer gründlichen Bedarfsanalyse haben wir uns nach einem Partner umgesehen, der sowohl die passende IT zur Verfügung stellt, als auch den notwendigen Offline-Service bietet, der im Alltag so wichtig ist.

Und da hat DER BUSINESS Travel das Rennen gemacht?

Richtig. Das Team von DER BUSINESS Travel hat uns nicht nur aufgrund seiner enormen technischen Expertise über die Online-Buchungs-Plattform Cytric überzeugt, sondern auch durch die persönliche und professionelle Beratung. Unserem Kunden steht künftig ein Team in Berlin zur Seite, das er jederzeit bei Fragen kontaktieren kann. Hier sprechen keine anonymen Mitarbeiter aus einem ausländischen Call Center, sondern persönliche Berater, die die Anforderungen des Unternehmens genau kennen. Technische Fragen werden von der Frankfurter Zentrale mit einem erfahrenen Implementierungsteam kompetent betreut. Zusätzlich bietet DER BT einen spezialisierten Support für die Online-Booking-Engine. Dieses Team übernimmt nach der Implementierung die laufende Kundenbetreuung und steht jederzeit für technische Anfragen rund um Cytric zur Verfügung.

Wie hat sich der Arbeitsalltag der Assistenten durch die Zusammenarbeit mit DER BT verändert?

Die Einführung des neuen Travel-Management-Systems verändert den Arbeitsalltag der Assistenzen erheblich, da es den Großteil der administrativen Aufgaben automatisiert und vereinfacht. Statt sich durch komplexe Buchungsprozesse und manuelle Abstimmungen zu arbeiten, können sie nun auf eine benutzerfreundliche Oberfläche zugreifen, die ihnen schnell die besten Optionen für Flüge, Hotels und Mietwagen anzeigt. Die Ausweisung von Kostenstellen und weiteren buchhaltungsrelevanten Daten auf den Lieferscheinen und Rechnungen wurde von DER BT für den Kunden individuell angepasst. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Fehlerpotenzial.

Zudem ist die direkte Unterstützung durch das Team von DER BT bei Problemen oder besonderen Anforderungen ein großer Vorteil. Die schnelle Erreichbarkeit und direkte Unterstützung durch das Serviceteam in Berlin ist außergewöhnlich und ein Pluspunkt, mit dem sich DER BT von Mitbewerbern abhebt. Es entlastet die Assistenzen enorm und gibt ihnen die Sicherheit, dass die Reisen problemlos verlaufen.

Das spart Zeit und somit Geld. Können Sie die wirtschaftlichen Vorteile durch die Zusammenarbeit mit einem TMC beziffern?

In unserer Analyse haben wir die Opportunitätskosten, im Vergleich zu dem vorher eingesetzten System verglichen. Durch den Einsatz des neuen Travel-Management-Systems rechnet unser Kunde mit Einsparungen im oberen fünfstelligen Bereich pro Jahr. Darüber hinaus ist es natürlich entscheidend, dass das System datenschutzkonform ist. Es muss in die Struktur des Unternehmens passen, besonders in einer Kanzlei, in der sehr sensible Daten verarbeitet werden.

Wieso ist das so wichtig?

Der Datenschutz ist ein essenzieller Bestandteil der Reiseplanung, besonders in stark regulierten Branchen oder bei Unternehmen, die mit vertraulichen Informationen arbeiten. Geschäftsreisen beinhalten nicht nur personenbezogene Daten wie Reisepassinformationen, Reisedaten, Hotelaufenthalte und Zahlungsdetails, sondern – wie im Falle einer Kanzlei – auch sensible Informationen zu Terminen am Ort des Mandanten. Diese Daten unterliegen den Datenschutzgesetzen wie der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung).

Durch die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten TMC wie DER BUSINESS Travel wird sichergestellt, dass alle relevanten Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Das umfasst verschlüsselte Datenübertragungen, sicherheitsgeprüfte Buchungssysteme und strenge Zugriffskontrollen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten.

Darüber hinaus verfügt DER BUSINESS Travel über umfangreiche Erfahrung in der Umsetzung von Datenschutzrichtlinien, die für internationale Reisen und verschiedene Rechtsordnungen von Bedeutung sind. Unternehmen können sicher sein, dass ihre Reisedaten nach den höchsten Sicherheitsstandards verarbeitet werden.

Weitere Informationen unter: www.derbusiness.com