So implementieren Unternehmen Workation-Modelle für Mitarbeitende

International

Immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden eine Workation an. Damit diese rechtssicher und verbindlich gelingt, sollten Workation-Guidelines oder Zusatzvereinbarungen aufgesetzt werden.

Die Nachfrage nach mobiler Arbeit im Ausland ist seit der Coronapandemie signifikant gestiegen. Umfragen zufolge wollen je nach Altersgruppe zwischen 62 und 81 Prozent eine Workation machen - also Urlaub und Arbeit miteinander verbinden. Vor allem Konzerne reagieren auf diesen Bedarf und integrieren entsprechende Modelle für ihre Arbeitnehmenden.

Eines dieser Unternehmen ist die Telekom-Tochter Detecon International, deren Workation-Modell erfolgreich umgesetzt und von den Angestellten dankbar angenommen wird. Bei der rechtssicheren Umsetzung half die auf internationale Beschäftigung spezialisierte BDAE Consult.

"Was ist, wenn die Wünsche der Mitarbeitenden über die Grenzen hinausgehen?", fragt Omer Dotou, Leiter der Unternehmensberatung bei der BDAE Consult. "Dann wird es kompliziert, aber nicht aussichtslos." Martin Suilmann, Head of HR-Services/HR Legal, und Carin Arck Senior Expert Travel Management von Detecon International, berichten aus der Praxis: "Wir haben innerhalb kurzer Zeit mehr als 200 Workation-Anfragen von Mitarbeitenden in mehr als zwanzig Ländern erhalten. Wir mussten diese Wünsche ermöglichen, sonst wären die Leute nicht bei uns geblieben."

Viele Workation-Aufenthalte möglich, aber nicht in Serie

Die aktuelle Regelung lautet: Zwanzig Tage lang pro EU-Land - in Ausnahmefällen und gesonderter Prüfung sind auch Drittstaaten erlaubt - dürfen Mitarbeitende eine Workation machen. Nicht möglich sind sogenannte Ketten-Workations, wo Angestellte verschiedene Länder aneinanderreihen. Ein Beispiel: Eine Programmiererin macht erst zwanzig Tage Workation in Frankreich, dann in Italien und dann noch einmal zwanzig Tage in Kroatien. Genau das geht nicht. Sonst liefe das Unternehmen Gefahr, manche Mitarbeitende das ganze Jahr nicht mehr zu Gesicht zu bekommen.

"Das Angebot wird ausgesprochen gerne angenommen", weiß Detecon-Travel-Managerin Carin Arck. "Wir haben auch schon erlebt, dass sich einige unserer Consultants zusammengetan und sich ein Ferienhaus in Portugal gemietet haben und gemeinsam an einem Projekt arbeiteten." Dies stärke nicht nur die Team-Zusammengehörigkeit, sondern könne etwa aufgrund des Tapetenwechsels besonders produktiv sein.

Doch bis diese Form der Arbeit rechtssicher und prozessoptimiert stattfinden konnte, galt es im Vorwege einiges zu klären. Und dabei unterstützte die BDAE Consult.

Workation ohne rechtliche Risiken

"Die wichtigste Voraussetzung für eine Workation ist, dass dies ohne oder zumindest mit wenig rechtlichen Risiken umsetzbar ist", weiß Lea Fiebelkorn, Senior Consultant der BDAE Gruppe. Generell sei eine Workation in rechtlicher Hinsicht eine nicht zu unterschätzende komplexe Angelegenheit. "Abhängig vom Land und von der Konstellation müssen entsprechende Rahmenbedingungen berücksichtigt werden. Daher ist es wichtig, den Mitarbeitenden klar mitzugeben, was geht und was nicht geht und warum!", so Fiebelkorn weiter. "Steht das Regelwerk aber erst einmal fest, bekommen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ein Grundverständnis für Grenzen."

Für Detecon war bereits nach der ersten Workation-Anfrage klar: Es muss ein tragfähiges und solides rechtliches Fundament her. Für die praktische Umsetzung war es wiederum essenziell, dass effiziente digitale Prozesse aufgesetzt und genutzt werden. Weil Detecon in Zusammenarbeit mit der BDAE Consult entsprechende digitale Prozesse für die Durchführung der EU-Meldepflichten bei Dienstreisen eingeführt hatte, war eine Erweiterung auf Workation deutlich leichter umzusetzen. Seit Herbst 2022 ist es gelungen die Prozesse dahingegen zu erweitern und inzwischen zu einer Erfolgsgeschichte zu avancieren.