Forderung des VDR nach Ausnahmeregelung für kurze Geschäftsreisen

International

Trotz vieler Versprechen der Politik für weniger Bürokratie, halten sich die A1 und EU-Meldepflicht zu Entsendungen hartnäckig. Der Grund: die langsam voranschreitende Digitalisierung Europas, sowie die unterschiedlichen Grundlagen der Sozialversicherungen sowie des Arbeits- und Steuerrechts der Mitgliedsstaaten (EU und EFTA).

Gemeinsamer Aufruf zum Bürokratie-Abbau

Zusammen mit BT4Europe, dem europäischen Netzwerk der Geschäftsreiseverbände, fordert der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) eine Ausnahme von den A1-Bescheinigungsanforderungen für kurze (bis zu 14-tägige) Geschäftsreisen einzuführen. Der Aufruf folgt einer wachsenden Zahl von Belegen dafür, dass die veralteten Verwaltungsverfahren, die ursprünglich zur Koordinierung der sozialen Sicherheit entwickelt wurden, eine untragbare Belastung für Unternehmen darstellen.

Administrative Belastung

Die Analyse von BT4Europe zeigt, dass A1-Anträge einen enormen Verwaltungsaufwand verursachen:

Allein in Deutschland wurden im Jahr 2022 fast 490.000[1] A1-Anträge gestellt, was über 81.000 Stunden Zeitaufwand für Unternehmen und fast 368.000 Stunden für Behördenmitarbeiter bedeutet. Das entspricht über 1.000 Vollzeitstellen im öffentlichen und privaten Sektor[2].

Die VDR-Geschäftsreiseanalyse 2025 bestätigt, dass 98 % der grenzüberschreitenden Geschäftsreisen aus Deutschland im Jahr 2024 weniger als fünf Tage dauerten, was das Missverhältnis zwischen Reisedauer und bürokratischem Aufwand verdeutlicht.

Unsere Forderungen

Gemeinsam mit BT4Europe fordert der VDR die politischen Entscheidungsträger der EU auf, in der neuen Legislaturperiode schnell zu handeln. Zu den wichtigsten Empfehlungen gehören:

Eine 14-tägige Ausnahmeregelung: Abschaffung der A1-Anforderungen für Geschäftsreisen von bis zu 14 aufeinanderfolgenden Tagen.

Eine klare Definition von Geschäftsreisen, die Besprechungen, Standortbesichtigungen, interne oder Kunden-Audits, Konferenzen, Produktdemonstrationen, Seminare und ähnliche nicht-kommerzielle Aktivitäten beinhaltet.

Verpflichtende Digitalisierung: Standardisierung und Digitalisierung der Prozesse in allen Mitgliedstaaten, aufbauend auf der Initiative für den Europäischen Sozialversicherungspass (ESSPASS).

Diese Forderungen stehen im Einklang mit dem Ziel der Europäischen Kommission, die Meldepflichten um 25 % – und für KMU um 35 % – zu senken und die digitale Transformation im gesamten Binnenmarkt zu unterstützen.

Weiterhin hat der Europäische Rat sich am 22. Mai 2025 auf ein Verhandlungsmandat zur einheitlichen digitalen EU-Entsendemeldung („eDeclaration“) geeinigt. Dies soll im September 2025 zur Diskussion in der EU-Kommission kommen, um im Oktober 2025 verabschiedet zu werden. Langfristig soll es zur Harmonisierung der sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Entsendepflichten kommen.

A1 Bescheinigung - Sozialversicherungsrecht

Die A1 Bescheinigung muss für jede Geschäftsreise in EU und EFTA Staaten beantragt und mitgeführt werden (zumindest in digitaler Kopie). Die Beantragung erfolgt über den Sozialversicherungsdienstleister der reisenden Person.

EU-Entsendungen - Arbeits- und Steuerrecht

Die EU-Entsendungen werden direkt bei dem EU / EFTA Staat, der bereist werden soll, beantragt. Hier gelten länderspezifische Regeln, auch bei der Frage zu welchen Reisen eine EU-Entsendung notwendig ist: zum Beispiel sind in vielen Ländern Meetings oder Messebesuche nicht meldepflichtig. Unterschiede gibt es auch in der Dokumentation, die mitgeführt werden muss.