KI-Agent von Payhawk beschleunigt den Abruf von Lieferantenrechnungen deutlich

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Neue Funktion „Agent Fetch“ ruft Rechnungen selbstständig aus Lieferantenportalen ab und soll den Bearbeitungszeitraum auf zwei Tage verkürzen

Payhawk baut seine KI-gestützte Plattform für Ausgabenmanagement weiter aus. Mit der neuen Funktion „Agent Fetch“ kann der Financial Controller Agent Lieferantenrechnungen erstmals eigenständig aus den Portalen der Anbieter abrufen. Nach Angaben des Unternehmens geschieht dies bis zu zwölfmal schneller als bei einer manuellen Bearbeitung. Bereits mehr als 550 Unternehmen haben die Funktion während der Beta-Phase aktiviert und damit zur bislang erfolgreichsten Beta-Einführung in der Unternehmensgeschichte gemacht.

Weniger Aufwand für Finanzteams

Lieferantenrechnungen für Online-Dienste stehen häufig nicht unmittelbar nach dem Kauf zur Verfügung, sondern müssen später aus den jeweiligen Kundenportalen heruntergeladen werden. Mitarbeiter müssen sich deshalb an die Rechnung erinnern, sich im Portal anmelden, das Dokument suchen, herunterladen und anschließend der richtigen Transaktion zuordnen.

Nach Angaben von Payhawk vergehen im Durchschnitt 23,8 Tage, bis diese Rechnungen im ERP-System eines Unternehmens erfasst werden. Der bereits eingeführte Financial Controller Agent, der Mitarbeiter an fehlende Dokumente erinnert, konnte diesen Zeitraum seit Jahresbeginn um 46 Prozent auf 12,6 Tage verkürzen. Mit „Agent Fetch“ verfolgt das Unternehmen nun das Ziel, die durchschnittliche Bearbeitungszeit auf lediglich zwei Tage zu senken.

Rechnungen werden automatisch abgerufen

Nach einer sicheren Verknüpfung mit dem jeweiligen Lieferantenkonto übernimmt der KI-Agent den gesamten Prozess selbstständig. Er meldet sich im Portal an, ruft die Rechnung ab, extrahiert die relevanten Daten, kategorisiert sie und ordnet das Dokument automatisch der passenden Zahlung zu.

Während der Beta-Phase gelang dieser automatische Abruf in 68,6 Prozent der Fälle ohne weiteres Eingreifen. Mehr als 550 Unternehmen aktivierten die Funktion bereits vor ihrer allgemeinen Verfügbarkeit.

Hristo Borisov, Mitgründer und CEO von Payhawk, sagt: „Ich war kürzlich einen Monat lang in den USA unterwegs und habe mehr als dreißig Fahrten mit Uber unternommen. Nach jeder Zahlung rief der Agent das jeweilige Portal auf, lud die Rechnung herunter, fügte sie der Transaktion bei und reichte sie für mich ein. Ich musste selbst nichts mehr tun.“

Schnellere Abschlüsse und bessere Transparenz

Fehlende Lieferantenrechnungen verzögern häufig den Monatsabschluss, erschweren die Echtzeit-Transparenz über Unternehmensausgaben und können dazu führen, dass Vorsteueransprüche nicht rechtzeitig geltend gemacht werden. Während Belege für Kartenzahlungen im stationären Handel meist innerhalb von fünf Werktagen verfügbar sind, dauert die Beschaffung von Rechnungen aus Online-Portalen laut Payhawk nahezu fünfmal länger.

„Unsere Mission ist es, alle mühsamen Prozesse für Finanzteams und deren Mitarbeiter zu automatisieren, indem wir Zahlungsverkehr und KI miteinander verknüpfen. So können Unternehmen schneller agieren sowie Zeit und Geld für das Wesentliche sparen“, betont Hristo Borisov.

Für wiederkehrende Online-Zahlungen entwickelt

„Agent Fetch“ wurde speziell für Online-Dienste und regelmäßig wiederkehrende Zahlungen entwickelt, bei denen Rechnungen üblicherweise in geschützten Kundenbereichen hinterlegt werden. Dazu zählen unter anderem Software-Abonnements, Plattformen für digitale Werbung, Reiseanbieter, Cloud-Infrastrukturen und Online-Marktplätze.

Die Funktion ist Teil des Financial Controller Agent von Payhawk, der Transaktionen überwacht, fehlende Unterlagen erkennt und automatisiert Maßnahmen einleitet, um die Bearbeitung von Geschäftsausgaben zu beschleunigen. Zudem wurde „Agent Fetch“ im Rahmen des „Verified Bots“-Programms von Cloudflare zertifiziert, wodurch Websites den KI-Agenten als autorisierten automatisierten Datenverkehr eindeutig identifizieren können.