E-Rechnung stellt Travel- und Expense-Prozesse vor neue Aufgaben

Deutschland

VDR-Praxispapier gibt Unternehmen Orientierung zu Prozessen, Zuständigkeiten und technischen Anforderungen

Die Einführung der E-Rechnung betrifft weit mehr als den klassischen Rechnungseingang. Besonders im Travel- und Expense-Bereich entstehen zusätzliche Herausforderungen, da Hotelrechnungen, Bewirtungsbelege, Kreditkartenabrechnungen und Mitarbeiterauslagen häufig dezentral anfallen und eigene Prüf- und Freigabeprozesse durchlaufen.

Viele Unternehmen stehen deshalb vor der Aufgabe, ihre bestehenden Abläufe an die neuen Vorgaben anzupassen. Der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) hat dazu Fachleute aus Travel Management, Finance und Technologie zusammengebracht und die wichtigsten Ergebnisse in einem neuen Praxispapier zusammengefasst.

Reisebelege folgen eigenen Prozessen

Anders als zentral eingehende Lieferantenrechnungen entstehen viele Belege im Geschäftsreisebereich unmittelbar während einer Reise. Sie werden von Mitarbeitern eingereicht, über Kreditkarten abgerechnet oder durch unterschiedliche Buchungs- und Abrechnungssysteme verarbeitet.

Die bekannten technischen und steuerlichen Grundlagen der E-Rechnung lassen sich deshalb nicht ohne Weiteres auf sämtliche Travel- und Expense-Prozesse übertragen. Unternehmen müssen insbesondere klären, wie elektronische Rechnungsdaten erfasst, geprüft, weiterverarbeitet und revisionssicher gespeichert werden.

XML-Datei wird zum maßgeblichen Dokument

Eine zentrale Erkenntnis des Expertenaustauschs ist, dass die XML-Datei das rechtlich und fachlich maßgebliche Rechnungsdokument darstellt. Sie bildet damit auch die Grundlage für die inhaltliche Rechnungsprüfung.

Die technische Validierung sollte nach Empfehlung des VDR durch geeignete Systeme erfolgen. Reisende oder andere Mitarbeiter sollten nicht selbst prüfen müssen, ob eine elektronische Rechnung den erforderlichen technischen Standards entspricht.

Klare Zuständigkeiten sind entscheidend

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist nach Einschätzung der Experten nicht nur eine technische Aufgabe. Entscheidend ist vielmehr das Zusammenspiel von Prozessen, Verantwortlichkeiten und eingesetzten Systemen.

Unternehmen sollten daher frühzeitig festlegen, welche Abteilungen für den Empfang, die Validierung, die fachliche Prüfung und die Archivierung elektronischer Rechnungen verantwortlich sind. Besonders wichtig ist eine enge Abstimmung zwischen Travel Management, Finance, IT und den beteiligten Technologieanbietern.

Praxispapier unterstützt bei der Vorbereitung

Das neue VDR-Praxispapier richtet sich an Travel Manager, Mitarbeiter aus Finance und Accounting sowie Verantwortliche für Reisekostenprozesse und Expense-Systeme.

Es beschreibt die besonderen Anforderungen der E-Rechnung im Geschäftsreisebereich, ordnet noch offene Fragen ein und gibt konkrete Handlungsempfehlungen für die Praxis. Unternehmen sollen dadurch in die Lage versetzt werden, ihre Prozesse rechtzeitig zu überprüfen und notwendige Anpassungen strukturiert vorzubereiten.

Jetzt Praxispapier herunterladen: Das VDR-Praxispapier "E-Rechnung im Travel- und Expense-Prozess: Herausforderungen, offene Fragen und Handlungsempfehlungen" steht ab sofort zum Download bereit. → zum Praxispapier E-Rechnung.