hivr.ai automatisiert Zimmerlisten im Gruppengeschäft - Wissen, was im Tourismus los ist!

Mit einer neuen Technologie zur Automatisierung von Zimmerlisten bringt hivr.ai Bewegung in ein bislang stark manuell geprägtes Segment des Hotelgeschäfts. Die KI-gestützte Lösung wurde gemeinsam mit der Radisson Hotel Group entwickelt und wird derzeit im europäischen Portfolio der Gruppe ausgerollt. Parallel dazu erfolgt die Einführung bei einem führenden Travel-Tech-Partner.

Ziel der Entwicklung ist es, zentrale Prozesse im Gruppen- und Tagungsgeschäft effizienter zu gestalten oder vollständig neu zu denken. Zimmerlisten, die bislang oft manuell gepflegt und übertragen werden, stehen dabei im Mittelpunkt. Je nach bestehender Arbeitsweise können Hotels die Technologie entweder zur Automatisierung bestehender Abläufe nutzen oder auf alternative Buchungsmodelle umstellen.

Automatisierung bestehender Prozesse

Für Hotels, die weiterhin mit klassischen Zimmerlisten arbeiten, bietet die Lösung zwei zentrale Funktionen. Gästedaten werden unabhängig vom Format erfasst – ob aus PDFs, E-Mails, uneinheitlichen Excel-Dateien oder sogar handschriftlichen Notizen – und direkt in PMS- oder CRM-Systeme übertragen.

Zudem erkennt das System automatisch Änderungen zwischen verschiedenen Versionen einer Liste. Ergänzungen, Streichungen oder Anpassungen werden identifiziert und die Datensätze entsprechend aktualisiert. Dadurch entfällt der bislang notwendige manuelle Abgleich, der häufig zeitintensiv und fehleranfällig ist.

„Bei den meisten Gruppenbuchungen werden Zimmerlisten nach wie vor manuell in das PMS übertragen. Genau hier entstehen Fehler, Verzögerungen und zusätzlicher Aufwand“, sagt Felix Undeutsch, CEO von hivr.ai. „Wir haben eine Lösung entwickelt, die diesen Prozess vollständig automatisiert – oder ganz ersetzt, und zwar gemeinsam mit den richtigen Partnern, damit sie in der Praxis optimal funktioniert.“

Direktbuchung als Alternative zur Zimmerliste

Neben der Optimierung bestehender Abläufe eröffnet die Technologie auch die Möglichkeit, Zimmerlisten vollständig zu ersetzen. Teilnehmer können eigenständig innerhalb definierter Kontingente buchen, ohne dass eine zentrale Liste erstellt werden muss.

Hotels und Veranstalter erhalten gleichzeitig in Echtzeit Einblick in den Buchungsstand und die Auslastung. Damit wird der gesamte Prozess transparenter und dynamischer, während administrative Zwischenschritte entfallen.

Effizienzgewinne im operativen Geschäft

Die Auswirkungen auf den Arbeitsalltag sind messbar. Bei einer typischen europäischen Gruppenbuchung mit rund 100 Teilnehmern lassen sich laut Unternehmen etwa 50 Minuten manueller Dateneingabe pro Buchung einsparen. Zusätzliche Zeitgewinne ergeben sich durch den automatisierten Abgleich von Änderungen.

„Gruppenbuchungen zählen zu unserem wertvollsten Geschäft, doch operativ hat das bislang nicht zu diesem Wert gepasst“, sagt Mandy Stam, Senior Director of Business Solutions bei Radisson Hotel Group. „Das ändert sich jetzt grundlegend – unsere Teams können sich auf den Gast und die Beziehung konzentrieren, statt Excel-Listen abzuarbeiten.“

Integration in bestehende Systeme

Die Technologie ist modular aufgebaut und lässt sich sowohl einzeln als auch als Teil der gesamten hivr.ai-Plattform einsetzen. Sie ist darauf ausgelegt, sich in bestehende Abläufe zu integrieren und administrative Aufgaben wie Datenerfassung, Abgleich von Änderungen und Monitoring der Auslastung automatisiert zu übernehmen.

Dabei bleibt die Kontrolle über die Prozesse bei den Hotelteams, während KI-gestützte Funktionen den operativen Aufwand reduzieren. Mit der Einführung positioniert sich hivr.ai als Anbieter, der die Digitalisierung im Gruppen- und Tagungsgeschäft gezielt vorantreibt und bestehende Strukturen nachhaltig verändert.

Bildnachweis: © hivr.ai