Reiserichtlinien müssen im Alltag funktionieren - Wissen, was im Tourismus los ist!

Geschäftsreisen werden für Unternehmen zunehmend anspruchsvoller. Flexible Arbeitsmodelle treffen auf strengere Compliance-Vorgaben, Kostendruck und wachsende Nachhaltigkeitsziele. Eine Reiserichtlinie kann dabei Orientierung schaffen – allerdings nur, wenn Mitarbeiter sie im Arbeitsalltag tatsächlich nutzen.

Genau daran scheitert es in vielen Unternehmen. Sind Vorgaben zu kompliziert oder zu starr, weichen Reisende auf alternative Buchungswege aus. Damit verliert die Travel Policy einen wesentlichen Teil ihrer Steuerungswirkung.

„Eine Reiserichtlinie erfüllt ihren Zweck nur dann, wenn sie im Berufsalltag akzeptiert und angewendet wird. Zu starre Vorgaben führen häufig dazu, dass Mitarbeitende alternative Buchungswege wählen“, sagt Markus Orth, Mitglied der DRV-Initiative Chefsache Business Travel und Geschäftsführer Lufthansa City Center (LCC).

Buchungen außerhalb der Prozesse schaffen Risiken

Werden Flüge, Hotels oder andere Reiseleistungen außerhalb der vorgesehenen Kanäle gebucht, geht es nicht allein um möglicherweise höhere Kosten. Unternehmen verlieren zugleich den Überblick über ihre Reiseausgaben und können ausgehandelte Rahmenverträge weniger effizient nutzen.

Hinzu kommt die Fürsorgepflicht gegenüber Geschäftsreisenden. Fehlen Buchungs- und Reisedaten in den zentralen Systemen, wird es schwieriger, Mitarbeiter auf Reisen zu lokalisieren und bei Störungen oder Krisen gezielt zu unterstützen.

Compliance soll im Buchungsprozess entstehen

Die DRV-Initiative empfiehlt deshalb, Reiserichtlinien nicht mit immer weiteren Einzelregeln zu überfrachten. Stattdessen sollten die Vorgaben möglichst direkt in die Buchungsprozesse eingebunden werden.

Moderne Buchungs- und Travel-Management-Systeme können Unternehmensrichtlinien bereits während der Reiseplanung berücksichtigen. Sie prüfen Budgets automatisch und stoßen erforderliche Genehmigungen digital an. Für den Reisenden rücken die Regeln damit in den Hintergrund, während sie im System weiterhin verbindlich umgesetzt werden.

„Wenn Systeme Unternehmensvorgaben intelligent im Hintergrund umsetzen, entsteht Compliance nahezu automatisch – ohne zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeitenden“, erklärt Orth.

Travel Policies werden zum Steuerungsinstrument

Damit verändert sich auch die Rolle der klassischen Reiserichtlinie. Aus einem Regelwerk mit Vorgaben zu Buchungsklassen, Hotels oder Genehmigungsverfahren wird zunehmend ein Instrument, mit dem Unternehmen Kosten, Compliance, Sicherheit und Nachhaltigkeitsziele gemeinsam steuern können.

Voraussetzung dafür ist, dass die Richtlinien regelmäßig überprüft und an veränderte Rahmenbedingungen angepasst werden. Neben digitalen Buchungslösungen können Travel Management Companies Unternehmen bei der Entwicklung, Einführung und laufenden Optimierung ihrer Travel Policies unterstützen.

„Eine gute Travel Policy lebt von ihrer kontinuierlichen Weiterentwicklung. Digitale Lösungen und die passende Beratung sorgen dafür, dass Reiserichtlinien mit den Anforderungen von Unternehmen und Reisenden Schritt halten“, so Orth.

Entscheidend bleibt dabei die Alltagstauglichkeit. Eine Reiserichtlinie, die Mitarbeiter als Hindernis empfinden, fördert Ausweichverhalten. Unternehmen sollten deshalb nicht nur kontrollieren, ob ihre Vorgaben noch aktuell sind, sondern ebenso prüfen, wie einfach sie sich beim tatsächlichen Buchen einer Geschäftsreise einhalten lassen.

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